Boekhoudvluggertje
Verzacht je administratieleed

MacFan #127 - 2016, Auteur: Maikel Dijkhuizen

Het leven van een zzp’er gaat lang niet altijd over rozen. Het werk an sich is leuk, maar altijd hangt maar weer die loodzware administratielast boven het hoofd. Facturen maken, urenadministratie bijhouden, btw-aangifte indienen… Zucht! De Nederlandse app Boekhoudprogramma voor ZZP’ers belooft dat je administratie voortaan een eitje wordt. Maikel Dijkhuizen bekijkt in hoeverre deze bewering waar is.

Drukbezette zzp’ers herkennen het volgende verschijnsel wel. Na een megadrukke maand ben je blij dat alle klussen eindelijk zijn afgerond. Net nadat je ’s avonds in je luie stoel bent neergeploft, besef je het ineens. Shit, je moet voor de eerste van de maand nog de btw-aangifte doen! Kortom, facturen verzamelen, betalingen controleren en alles dubbelchecken. Je hebt daar uiteraard geen zin in, maar ondertussen besef je dat de Belastingdienst maar al te graag boetes uitdeelt aan hardwerkende zzp’ers die de btw-aangifte een dagje te laat inleveren. Aan de slag dus! Als we eerlijk zijn, komen administratieverplichtingen eigenlijk nooit goed uit. Liever ben je met het werk bezig waar je goed in bent en dat je bovenal leuk vindt. Een soepele boekhouding zonder overbodige rompslomp bespaart je tijd. En tijd is natuurlijk geld en in eerder genoemd voorbeeld betekent het vooral ook meer rust. Boekhoudprogramma voor ZZP’ers is naar eigen zeggen een simpel programma dat veel (reken)werk uit handen neemt. Ideaal voor diegenen die altijd maar op het laatste moment bij de Belastingdienst aan komen kakken met hun aangiftes. Ik reken mezelf ook tot deze groep en dus zoek ik een app die me een handje kan helpen. Is Boekhoudprogramma voor ZZP’ers mijn reddende engel?

Mac en boekhouden

Om mijn administratieleed iets te verzachten, was ik al enige tijd op zoek naar een handig en vooral ook compleet boekhoudprogramma. Een app voor de Mac welteverstaan, want online initiatieven zijn er al genoeg. Mijn bedrijfsgevoelige gegevens breng ik nu eenmaal liever niet onder in de cloud. Helaas was er lange tijd geen fatsoenlijk boekhoudpakket beschikbaar om zowel de btw-aangifte als aangifte inkomstenbelasting klaar te stomen. En nu is daar sinds kort Boekhoudprogramma voor ZZP’ers. Deze app is Nederlandstalig en lijkt bovendien aan al mijn eisen te voldoen. Genoeg reden om het eens uit te proberen en ach, dat tientje per maand (exclusief btw) heb ik voor een tijdbesparend boekhoudpakket wel over. Bovendien is het programma voor iedereen de eerste twee weken gratis beschikbaar, zonder dat het nodig is om creditcardgegevens achter te laten.

Laagdrempelig

Boekhoudtools hebben een suf imago en vaak ook nog eens hoge leercurve. Vanwege deze combinatie vindt bijna niemand het leuk om er uit vrije wil mee aan de slag te gaan. Boekhoudprogramma voor ZZP’ers is gelukkig anders. De app is laagdrempelig en heeft geen overbodige franje aan boord waar ik als zzp’er toch niks aan heb. Zodra ik de app opstart, verschijnt er een foto van een knappe dame in beeld. Ze lacht vriendelijk naar het scherm, terwijl ze met boekhouden bezig is… Daar heb ik mezelf nooit op kunnen betrappen, maar wie weet maakt dit boekhoudpakket nieuwe emoties in mij los. Na aanmelding ontvang ik via e-mail een wachtwoord, zodat ik toegang heb tot de app.

Lachen naar je computer terwijl je aan het boekhouden bent?

Op sleeptouw

Zonder mijn actuele bedrijfsgegevens kan het boekhoudpakket natuurlijk niet veel. Normaliter is het altijd een hels karwei om alle informatie in een administratietool te proppen, maar bij Boekhoudprogramma voor ZZP’ers gaat het verrassend soepel. Een duidelijk stappenplan neemt me in een rustig tempo mee op sleeptouw. Hierin vul ik enkele gegevens over mijn bedrijfje in. Zo wil het boekhoudpakket graag weten of ik een zakelijke auto rijd en welke betaaltermijn ik hanteer voor mijn facturen. Ook het uurtarief dien ik in te vullen. Lastig, want doorgaans krijg ik per pagina, per woord of zelfs per leesteken betaald. Ik vraag me af ik dit straks ergens recht kan breien wanneer ik daadwerkelijk een factuur opmaak voor mijn werkzaamheden in deze editie van MacFan. In de volgende stap geef ik aan op welke locatie ik mijn boekhouding wil bewaren. De app bewaart hiervan desgewenst een back-up in de cloud, voor het geval de Mac onverhoopt naar de filistijnen gaat. In het stappenplan vul ik als laatste mijn adres- en bankgegevens in, zodat de app in staat is om degelijke facturen op te maken. Ook voor mijn fraaie bedrijfslogo heeft de software een plekje gereserveerd. Het stappenplan is volledig afgestemd op het Nederlandse fiscale stelsel. Is er iets onduidelijk, dan is een muisklik op het informatiepictogram (i) voldoende om extra uitleg op te vragen. Soms verwijst het programma voor uitleg naar een webpagina van de Belastingdienst, waardoor Safari ongevraagd opent.

Maak een sjabloon aan voor al je facturen.
In het stappenplan vul je eenmalig alle gegevens van je bedrijf in, zoals het adres, KvK-nummer en bankrekeningnummer.

Uurtje factuurtje

De eerste indruk van Boekhoudprogramma voor ZZP’ers is in ieder geval positief, want de interface oogt lekker overzichtelijk. Bovenaan staan alle gereedschappen tot mijn beschikking die ik nodig heb om mijn boekhouding netjes te ordenen. Verder geeft de app aan welk saldo ik aan openstaande facturen heb uitstaan en hoeveel tijd er nog is voor het inleveren van de btw-aangifte. Iedere maand verstuur ik zo’n tien facturen naar mijn opdrachtgevers. In plaats dat ik hiervoor een factureringsprogramma gebruik, doe ik dat al jaren in een doodeenvoudige tekstverwerker. Niet zo professioneel dus en het is hoog tijd om dat nu eens beter te doen. Eerst maar eens een nieuwe klant toevoegen waar ik mijn eerste factuur aan ga richten, namelijk de uitgever van MacFan. Dit klusje is snel gepiept, waarna ik meteen doorga met de opmaak van de factuur. Ik voeg een verse factuurregel toe, waarbij er keuze is om het standaard uurtarief te gebruiken. Gelukkig is dat niet verplicht en dat komt mij natuurlijk zeer goed uit. MacFan betaalt me namelijk een tarief per pagina, dus ik wil graag volledige projectprijzen invullen. Binnen een minuutje is mijn factuur compleet en het resultaat ziet er ook nog eens redelijk professioneel uit. Wel merk ik een klein foutje op. In de tekst onderaan staat de code # TOTAALINCLUSIEF# in plaats van het totaalbedrag van de factuur. Verder oogt het afdrukvoorbeeld nogal onscherp binnen het programma. Ik sla de factuur daarom eerst op als pdf-bestand om hem nader te bestuderen. Ik besluit om de factuur meteen maar bij mijn opdrachtgever in te dienen via e-mail, ook al is dit artikel nog niet volledig af. Wanneer de opdrachtgever niet op tijd betaalt, geeft de app me een seintje voor het sturen van een herinnering.

Het hoofdscherm van Boekhoudprogramma voor ZZP’ers.

Maak een verse factuur aan en stuur het pdf-bestand direct door naar je opdrachtgever.

Btw-aangifte

Een compleet boekhoudpakket omhelst natuurlijk veel meer dan louter het organiseren van facturen. Ik besluit om consequent mijn uitgaven in Boekhoudprogramma voor ZZP’ers bij te houden van het afgelopen kwartaal. Eerst doe ik dat nog handmatig binnen de sectie Uitgaven, maar al snel merk ik dat er een veel eenvoudigere methode bestaat om alle kosten in beeld te brengen. Deze app kan namelijk digitale bankafschriften inlezen, zoals een MP940- of csv-bestand. Door de juiste betaalregel aan je uitgaven te koppelen, weet je precies welke aftrekbare posten van de zakelijke rekening zijn afgeschreven. Met een paar muisklikken en sleepbewegingen koppel ik vliegensvlug betaalregels aan kosten voor brandstof, internet, telefonie en postpakketjes. Verder identificeer ik overboekingen naar mijn zakelijke spaarrekening en privérekening. Inkomsten hoef ik alleen maar met de juiste factuur te verbinden, maar dat zijn er ‘gelukkig’ heel wat minder dan mijn uitgaven. Het is best wel een klusje om alle betaalregels van een kwartaal na te lopen, maar daar heb ik met het opstellen van de btw-aangifte alleen maar profijt van. Een muisklik op ‘Omzetbelasting’ is voldoende om het ingevulde formulier op te vragen. We missen hier alleen nog een optie om de aangifte rechtstreeks in te dienen, maar dat is eerder aan de ouderwetse opvattingen van de Belastingdienst te wijten dan aan de maker van dit programma. Dus overtypen en indienen maar. Wie weinig btw hoeft af te dragen, wordt zelfs gewezen op de lucratieve kleineondernemersregeling. Zeer attent van de programmamaker!

Importeer bankafschriften en organiseer vervolgens je inkomsten en uitgaven.

De aangifte omzetbelasting doe je probleemloos vanuit het programma.

Inkomstenbelasting

Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker is de bekende (en door velen gehate) slogan van de Belastingdienst. Hoewel de overheid totaal geen bemoeienis heeft met Boekhoudprogramma voor ZZP’ers, geldt deze opmerking ook zeker voor deze handige software. Wie nog geen aangifte inkomstenbelasting over het voorgaande jaar heeft ingediend, gebruikt deze app om de aangifte voor te bereiden. Aan de hand van heldere instructies vul je alle velden in. Opvallend is dat de maker niet helemaal zeker lijkt van zijn zaak, want het advies luidt om de aangifte door een boekhouder na te laten kijken. Ik waag de gok en open de gebruisvriendelijke wizard. Vragen over het banksaldo, het inkomen, de woning en de auto passeren de revue. Prettig is dat er bij iedere belastingpost een duidelijke omschrijving staat, waardoor het voor iedere leek goed te doen is om belastingzaken zelf te regelen. Aan het eind van de rit verschijnt er een overzicht van de verschuldigde belasting.

Aan de hand van afbeeldingen laat het programma precies zien welke velden je van het digitale formulier van de Belastingdienst moet invullen.

Conclusie

Boekhoudprogramma voor ZZP’ers heeft weliswaar niet bepaald een onderscheidende naam, maar is dat in de praktijk wel degelijk. In tegenstelling tot andere boekhoudpakketten voor de Mac is deze app verrassend compleet en simpel in gebruik. Voor zzp’ers die liever niet een (te) dure boekhouder willen inhuren, is dat natuurlijk een uitkomst. Je regelt je facturen, btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting helemaal zelf en maakt hiervoor gebruik van de handige functies binnen het programma. Nuttig is dat je ook je omzetgroei kunt analyseren en een nauwkeurige urenadministratie over lopende projecten bijhoudt. Wel ontbreekt het soms aan maatwerk en bovendien dient de ontwikkelaar nog enkele schoonheidsfoutjes weg te poetsen. Mits de maker dit programma actief doorontwikkelt, heeft deze app zeker de potentie om op de Mac uit te groeien tot hét boekhoudpakket voor zzp’ers.

Boekhoudprogramma voor ZZP’ers | € 11,99 per maand*

  • Laagdrempelig
  • Duidelijke uitleg
  • Zeer compleet
  • Foutje in pdf-bestand factuur
  • Onscherp afdrukvoorbeeld
  • Externe hyperlinks

* 11,99 per maand was het standaardtarief in 2016, momenteel is dit 14,99. Het boekhoudprogramma is te koop vanaf 9,31 Euro per maand bij aanschaf van een vijf-jarenabonnement. Dit artikel is geherplaatst, het tijdschrift MacFan bestaat niet langer in printvorm, wel nog in digitale vorm. MacFan schrijft over Mac nieuws, geeft tips over MacOS en bespreekt nieuwe apps voor je Mac.

Ga terug